Uitnodiging Bedrijfsfeest

De processen die worden ontworpen voor de bezoeker of het publiek vormen samen een keten. Dit is een keten die voor de bezoeker vaak thuis begint, een tussenstop heeft op het evenement en weer thuis eindigt. Grofweg is de keten te verdelen in vier processen die als schillen rond de kern (het evenement) liggen: De eerste schil wordt gevormd door de processen die invloed hebben op de keuze van de bezoeker over hoe hij zich naar het evenement zal verplaatsen (ibiza feest organiseren).

De keuze voor het vervoermiddel is gemaakt. Nu moet de bezoeker naar de locatie worden begeleid waar hij zijn auto kan parkeren (ibiza feest organiseren). De processen in de derde schil zijn ontworpen om toegang te verkrijgen tot het evenement. De vierde schil (de kern) bestaat uit de processen die het de bezoeker mogelijk maken om te genieten van datgene waarvoor hij is gekomen: een artiest, een attractie, de vipbehandeling, catering Schil 3: Toegangsprocessen naar evenemententerrein Parkeren, entree, kaartverkoop etc.

Schil 2: Sturingsprocessen openbare voorzieningen: capaciteit van: OV, toegangswegen etc. Schil 1: Beïnvloedingsprocessen van vervoerswijze keuze. Treinticket combi etc. 38 events39 Capaciteitsberekeningen Om de capaciteit van processen te kunnen berekenen en wachtrijen te voorkomen, moeten we meer gegevens hebben over die processen (ibiza feest organiseren). voorbeeld Als voorbeeld de pauze in een theatervoorstelling.

Bij piekbelastingen is het bepalen van wachttijden niet echt een probleem. Stel dat het toiletbezoek van dames zo n 2,5 minuut kost. Er zijn vijf toiletten, er is een kwartier pauze en er komen in één keer zestig dames voor een toiletbezoek (ibiza feest organiseren). De eerste vijf dames hebben geen wachttijd, de volgende vijf elke keer (gemiddeld) 2,5 minuut.

Dit betekent dat niet alle dames de toiletten zullen kunnen gebruiken in de gegeven pauzetijd. Als organisator zul je dus voor extra toiletten moeten zorgen of je moet de pauze verlengen. In dit voorbeeld is de berekening voor de wachtrij voor de damestoiletten gebaseerd op een gemiddelde plastijd van 2,5 minuut.

Bbq Bedrijfsfeest

Om een uitspraak te kunnen doen over een mogelijk capaciteitsprobleem zul je dus gegevens moeten verzamelen. In het voorbeeld van de theatervoorstelling willen we weten hoeveel tijd een plaspauze van een dame gemiddeld in beslag neemt. Ook voor andere processen zoals parkeren, bestellingen aan de bar of het gebruik van muntautomaten gelden gemiddelde verwerkingstijden.

Wil je echt alles over evenementenlogistiek weten? Dan is het boek Evenementenlogistiek De realisatie van evenementconcepten in veilige en servicegerichte omgevingen van Martijn van Rijn en Dick van Damme een goed startpunt. team, draaiboek en projectmanagement 39 40 40 events41 III Budget Een budget opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting.

Zo kun je al meteen zien of je realistisch bezig bent. ibiza feest organiseren. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken. Is je budget te hoog? Ga dan alle kostenposten een voor een na en bekijk of er goedkopere alternatieven zijn, of dat je bepaalde uitgaven kunt schrappen, maar boet nooit in op kwaliteit - ibiza feest organiseren.

Ook een partnership met een ander bedrijf dat dezelfde doelgroep wil bereiken, kan een oplossing zijn. Je kunt dan de kosten delen. tip A Aanvaard nooit mondelinge prijsoffertes, maar laat alles netjes op papier zetten (ibiza feest organiseren). Zorg voor een duidelijke omschrijving van wat wel en wat niet inbegrepen is in de prijs zodat je niet voor onaangename budgettaire verrassingen komt te staan.

Een standaard manier of template bestaat er dus niet (ibiza feest organiseren). 4142 Functionele kostenindeling Wanneer je voor een functionele kostenindeling kiest, groepeer je de kosten in hoofdgroepen zoals catering, locatie, audiovisuele kosten Per activiteit geef je de kosten weer. stripper inhuren. Voor iedere hoofdgroep maak je een tussentotaal. Gebruik deze kostenindeling alleen voor kleine evenementen; voor complexere projecten zal deze indeling immers niet volstaan.

Bedrijfsfeest Boot

Met een functionele kostenindeling maak je een uitgebalanceerd budget. Zijn de kosten van catering heel laag in vergelijking met de kosten van technische ondersteuning? Aan de hand van je doelstelling stel je dan vast of je te maken hebt met een realistisch budget of met een wanverhouding. ibiza feest organiseren. In dat laatste geval dien je de invulling van je evenement te herzien.

Ook bijvoorbeeld de rubrieken communicatie (uitnodigingen), locatie (een grotere zaal) en veiligheid (zoals een betere brandpolis) zullen aanpassingen vergen. Vaste en variabele kosten In de indeling van je kosten maak je een opsplitsing tussen de vaste en variabele kosten van je evenement. Vaste kosten zijn onafhankelijk van het aantal genodigden, zoals entertainment, sprekers en audiovisuele apparatuur.

(!) Sommige kosten zijn vast tot een bepaald plafond. De locatie is bijvoorbeeld een vaste kostenpost, maar zodra het aantal genodigden groter wordt dan de capaciteit van de zaal moet je op zoek naar een andere locatie. Een vaste kostenpost kan zo variabel worden. (+) De opsplitsing in vaste en variabele kosten is een handig, vaak noodzakelijk instrument om snel af te kunnen lezen bij welk aantal gasten het budget in evenwicht is.

42 events 43 BRON: RIEZZ.COM Doorrekening volgens programmaonderdelen Bij deze werkwijze maak je een overzicht van de kosten per programmaonderdeel. Plan je bijvoorbeeld een dagvullend evenement, dan krijgen de onderdelen teambuilding en avondfeest een eigen budget. Voor overkoepelende kosten, zoals uitnodigingen en website, gebruik je een verdeelsleutel om ze over de deeltaken te verdelen - ibiza feest organiseren.

(-) Een verdeelsleutel voor de overkoepelende kosten is vaak artificieel. Combinatie van kostenindeling Natuurlijk kun je ook kiezen voor een combinatie van verschillende kostenindelingen. Je kunt bijvoorbeeld per programmaonderdeel een functionele kostenindeling maken, terwijl je voor het avondfeest aparte subtotalen maakt voor locatie, catering enzovoort. budget 4344 tip A Bouw steeds een buffer in: voorzie een post onvoorziene kosten van 10 procent van het totale budget.

Pubquiz Bedrijfsfeest

tip A Automatiseer je budgettering zodat je steeds een up-to-date overzicht behoudt van het kostenplaatje van je evenement (ibiza feest organiseren). Je kunt gebruik maken van Excel (Microsoft) of van Numbers (Apple) of je gebruikt specifieke software voor het budgetteren van evenementen. Cashflow Plan naast je budget ook de inkomende en uitgaande betalingen (cashflow).

Belangrijk is dat de kasstroom op elk moment positief blijft, zodat je je betalingsverplichtingen kunt nakomen. De cashflow visualiseren helpt je tijdig problemen op te sporen zodat je over betalingstermijnen kunt (her)onderhandelen, een tijdelijke lening kunt afsluiten enzovoort. CHECKLIST BUDGET Een budget opstellen is een uitgebreide taak waarbij je gemakkelijk een kostenpost vergeet.

Neem het budget regelmatig door met het voltallige organisatieteam om eventuele hiaten zo snel mogelijk op te sporen. tip A Vergeet niet de repetities voor een spectaculaire show te budgetteren. Niet alleen artiesten, sprekers en acts maar ook een locatie en de technische set-up bepalen het kostenplaatje van de repetities.

Organiseer je een festival, dan ligt het voor de hand dat je tickets verkoopt (ibiza feest organiseren). Toch zijn er nog tal van andere businessmodellen voor evenementen mogelijk. Om je te inspireren, zet ik er hier enkele op een rijtje die je budget kunnen redden. Sponsoring Dit is ongetwijfeld de meest gebruikte techniek om de kosten voor deelnemers te reduceren.

Denk altijd na over de return voor je sponsors. Waarom zouden zij jouw event moeten sponsoren? What s in it for them? Een logovermelding op je flyer is echt niet voldoende. Denk na over hoe je waarde voor je sponsor kunt creëren - ibiza feest organiseren. Crowdfunding Crowdfunding is een laagdrempelig financieringssysteem waarbij een grote groep mensen (= crowd) online investeert in innovatieve projecten die voor hen relevant zijn (stripper huren).